Prosjektorganisering og visjon
UH Sak er et av flere nasjonale digitaliseringstiltak i UH-sektoren, og svarer på Strategi for digital omstilling i universitets- og høyskolesektoren. I praksis betyr prosjektet at 21 universiteter og høgskoler underlagt Kunnskapsdepartementet kommer til å benytte den nye løsningen for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning.
Visjon for prosjektet er lokal innovasjon – nasjonal distribusjon. Løsningen legger til rette for fornying, forenkling og forbedring. Det skjer ved bruk av en felles digitaliseringsplattform, og gjennom samarbeid og deling i sektoren.
Organisering av prosjektet
UH Sak er delt inn i følgende delprosjekter/team
Standardisert fellestjeneste (SF)
Skal sikre at løsningen leveres i henhold til behovene og kravene i kontrakten. Bistår leverandøren med funksjonelt design og nødvendige faglige avklaringer.
Integrasjonsplattform, arkitektur og sikkerhet (IPAS)
Skal ivareta de tekniske leveransene, arkitekturen og sikkerhet, samt levere en standardisertintegrasjon med løsningen.
Kommunikasjon
Bidrar i kommunikasjonen mellom hovedprosjektet og de lokale innføringsprosjektene. Kommunikasjonsfaglig ansvarlig for hovedprosjektet. Skal legge til rette for kompetansedeling mellom innføringsprosjektene.
Innføring
Bidrar i kommunikasjonen mellom hovedprosjektet og de lokale innføringsprosjektene. Skal legge til rette for kompetansedeling mellom innføringsprosjektene.
Forvaltning, drift og videreutvikling (FDVU)
Forbereder strukturer for felles forvaltning av prosesser og videreutvikling av tjenesten. Sørger for å etablere strategisk partnerskap med leverandør. Det vil være fem avtaler, én for hver av avtalepartene NTNU, UiB, UiO, UiT og Sikt.
Sikt innføring
Ansvarlig for utrulling, koordinering og oppfølging av løsningen/tjenesten til virksomheter som er tilknyttet Sikt og som i dag er brukere av Public 360.
NTNU Sak (pilot)
Dette delprosjektet er pilot og gjennomfører akseptansetesten for fellestjenenesten.
Løsningen leveres av Sopra Steria og består av saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og arkivkjerne fra Documaster.
Visjon for prosjektet
Lokal innovasjon – nasjonal distribusjon
UH-sektorens tjenester for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning fornyes, forenkles og forbedres. Det skjer ved bruk av en felles digitaliseringsplattform, og gjennom samarbeid og deling i sektoren.