Opprette og endre stedstruktur

Hva er en stedstruktur

En stedstruktur gjenspeiler institusjonenes organisering/hierarki i en fire-leddet tallkode, kalt stedkode. Hver institusjon og underenhetene har en unik stedkode. Disse unike kodene brukes for å sortere personer, prosjekter, resultater og annen informasjon til riktig enhet i stedstrukturen. Det er stedkodene som identifiserer ansettelsesforhold og forfatteradresser.

Hvordan bør en stedstruktur se ut

Vi anbefaler institusjonene å velge en så enkel struktur som mulig. Dersom en mer komplisert struktur er nødvendig, ta kontakt med oss så tidlig i endringsprosessen som mulig, for råd og veiledning. Det er viktig at den som får jobben med å sette opp eller endre stedstruktur for institusjonen har forståelse for stedkoder og institusjonens hierarki. Sikt utfører endringer basert på de tabellene vi får fra institusjonene. Tilbakemeldinger om eventuelle feil må være konkrete og knyttet til konverteringstabellene vi har blitt enige om.

Når man endrer stedkoder er det visse hensyn man må ta. Vi gir derfor først en innføring i stedkoder og oppbygging av stedstruktur, og hva som kreves av en god stedstrukturendring.

Endre stedstruktur

Stedstrukturendringer er krevende arbeid og må koordineres med andre oppgaver i sekretariatet. Mellom januar og april er databasen «fredet» fra større endringer grunnet NVI-rapporteringen. Store stedstrukturendringer kan derfor kun skje mellom mai og januar.

Fremgangsmåte

1. Ta kontakt med oss så tidlig i prosessen som mulig på kontakt@sikt.no. Vi kan vi råd og veiledning i planleggingsfasen og gjennom hele endringsprosessen, slik at dere får en robust og ryddig stedstruktur.
2. Stedstrukturen bør være så enkel som mulig. De fleste store institusjoner klarer seg med tre nivåer. For mindre institusjoner kan det holde med to. Ta gjerne utgangspunkt i adressene forskerne bruker på publikasjoner.
3. Stedstrukturen er bygd opp av tallkoder, normalt ca. ti siffer. Tallkodene er delt inn i fire ledd, delt med punktum, som gjenspeiler hierarkiet for institusjoner i NVA.
4. Alle enheter i en stedstruktur må ha noe som kalles en «sted under»-kode. Denne koden forteller hvor enheten hører til i hierarkiet ved institusjonen. En enhets «sted under»-kode skal være identisk med stedkoden til enheten som ligger på nivået over den i hierarkiet.
5. Ha klart for dere hvordan dere ønsker at strukturen skal se ut før dere gir klarsignal om å opprette eller endre stedstruktur. Endringer underveis i prosessen er ressurskrevende og det øker sannsynligheten for at sluttresultatet blir feil. Når vi endrer stedstruktur må selve organisasjonsstrukturen på plass før vi kan flytte personer og publikasjoner.
6. Når dere endrer stedstruktur anbefaler vi at det blir opprettet nye stedkoder til nye avdelinger, fremfor å gjenbruke eksisterende stedkoder. Gjenbruk øker sjansen for at det oppstår feil i stedstrukturen.
7. Navn på enheter i NVA bør være meningsbærende for personer som ikke kjenner institusjonen.
8. Er det færre enn 30 personer som skal bytte avdeling/enhet, anbefaler vi at du flytter personene manuelt (registrere ny ansettelse).
9. Automatisk flytting av personer gjøres på Excel-skjemaer som dere får fra oss. Filen inneholder navn på person, og navn og stedkode til ansettelsen vi har registrert på personen.
10. MERK: vi ønsker ikke ta imot filer som inneholder personnummer per e-post. Filene må derfor krypteres før de oversendes. Ta kontakt med oss for veiledning.
11. Vi anbefaler at publikasjoner flyttes sammen med forskeren til den nye enheten og at den gamle enheten «legges ned». Hvis publikasjoner blir liggende igjen på gamle enheter svekkes søkbarheten, det kompliserer uttrekk til nettsidene, og det gir en uryddig stedstruktur.

Hva er stedkoder og stedstruktur?

I databasen er alle institusjoner og underenhetene identifisert med en unik tallkode, kalt stedkode. Denne tallkoden består av normalt ti tall i formatet IIII.AA.UU.GG

I = Institusjonskode (maks 4 tall)

A = Avdelingsnummer (et tall fra 0 - 99)

U = Underavdelingsnummer (et tall fra 0 - 99)

G = Gruppenummer (et tall fra 0 - 99)

Illustrasjon av stedstruktur/institusjonshierarki - 4 nivåer

Navnet på de fire nivåene er ikke viktig. Det viktigste er at institusjonens nivåinndeling gir mening i forhold til den interne organiseringen. Stedkoden trenger ikke være en blåkopi av den økonomiske organisasjonsstrukturen. Det er kun nødvendig å inkludere de enhetene som publiserer.

Hver enhet må ha en unik kode fra 0 til 99. Vi anbefaler at stedsnavn reflekterer det forskere bruker som forfatteradresser. Stedstrukturen bør være så enkel og oversiktlig som mulig.

For mindre institusjoner kan det være naturlig å velge en mer flat organisasjonsstruktur på ett eller to nivåer. I slike tilfeller vil organisasjonsstrukturen bare vise institusjonen eller avdelingen, mens resten av sifrene blir satt til 0.

Eksempel på stedstruktur

Institutt for statsvitenskap ved Universitetet i Oslo:

• Universitetet i Oslo (Institusjonskode: 185)
• Det samfunnsvitenskapelige fakultet (Avdelingsnummer: 17)
• Institutt for statsvitenskap (Underavdelingsnummer: 8)

= Stedkode: 185.17.8.0

Enhetsnummer for de ulike nivåene er markert med uthevet skrift og understreking. Nivå på enhet indikeres ved at de resterende tallene i koden settes som 0. Dvs. enhet på nivå 2 har null i de to siste leddene i tallkoden.

Når du bare ser på en fil med tallkoder, kan det være vanskelig å se den underliggende strukturen til institusjonen. Et tips er å se på enhetens «Sted under»-kode for å få et bilde av hvor ulike enheter hører til.

Hva er «Sted under»-koden og hvorfor er den så viktig?

For at en enhet skal vises korrekt i et stedhierarki, må den ha en «sted under»-kode. Denne forteller hvor enheten hører hjemme i hierarkiet. Sted under-koden til en enhet er identisk med stedkoden til den avdelingen/enheten som ligger over i hierarkiet. Hver enhet i en stedstruktur trenger en slik «foreldrepeker». Det er «sted under»-kodene som «bygger» institusjonshierarkiet og gjør at avdelingene kan søkes opp. Hvis en underavdeling mangler en peker til sin overordnede enhet, blir denne «foreldreløs» og viser ikke igjen i systemet.

For å bruke eksempelet med Institutt for statsvitenskap ved UiO:

Stedkoden er 185.17.8.0. Instituttet er plassert på nivå tre (underavdeling) i UiOs stedstruktur. Det vet vi fordi det står en 0 på det fjerde leddet i tallkoden. "Sted under"-koden peker til nivå 2 i UiOs stedstruktur, som i dette tilfellet er Det samfunnsvitenskapelige fakultet (stedkode 185.17.0.0). Dette betyr at Institutt for statsvitenskap er et sted under Det samfunnsvitenskapelige fakultet. "Sted under"-koden til det samfunnsvitenskapelige institutt peker igjen til det overordnede institusjonsnivået, Universitetet i Oslo, som har stedkode 185.0.0.0.

Illustrasjon av "Sted under"

Alle enheter i et stedhierarki må peke til nærmeste overordnede enhet/stedkode.

Illustrasjon av "Sted under"-koder - eksempel fra UiO

"Sted under"-koden til en enhet er identisk med stedkoden til enheten som ligger over den i hierarkiet.

Eksempel på fil med stedstruktur

Enhver enhet i en stedstruktur må ha en "Sted under"-kode som peker direkte til den nærmeste overordnede enheten i hierarkiet.

Viktig å huske når dere endrer stedstruktur

• Hvorfor ønsker vi denne strukturen? Hva er formålet? Hva ønsker vi å oppnå med denne organiseringen?
• Skal dere avvikle en enhet og opprette flere nye anbefaler vi at dere lager helt nye stedkoder på de nye enhetene fremfor å gjenbruke eksisterende stedkoder. Gjenbruk av stedkoder øker sannsynligheten for at feil kan oppstå.
• Å bytte navn på en stedkode kan skape forvirring. Stedkoder bør ikke gjenbrukes når navnet har en annen faglig betydning.
  • Greie navnebytter: Institutt for helsefag (100.10.0.0) ⇒ Avdeling for Helsefag (100.10.0.0)
  • Navnebytter som frarådes: Institutt for helsefag (100.10.0.0) ⇒ Institutt for matematikk (100.10.0.0)
• Ha klart for dere hvordan dere ønsker at strukturen skal se ut før dere gir klarsignal om stedstrukturopprettelse/-endring. Vi opplever fra tid til annen at institusjoner går frem og tilbake på hvilken ny struktur de ønsker. Snakk med oss om dere er usikker. Endringer etter at database-arbeidet er påbegynt er ressurskrevende og det øker sannsynligheten for at sluttresultatet inneholder feil.
• Størrelsen på en institusjon er ofte avgjørende for hvor dyp struktur (antall nivåer) man trenger. Det er ikke alltid lurt å ha for dyp struktur. At egen institusjon synes alt er greit og oversiktlig betyr ikke at de andre institusjonene, eller utenlandske forskere og andre potensielle samarbeidspartnere, føler det samme. De fleste store institusjoner klarer seg med tre nivåer. Mindre institusjoner klarer seg med to.
• Vi anbefaler at man baserer stedstrukturen på det forskerne bruker som forfatteradresser. Om forfatterne utelukkende bruker avdelingen som forfatteradresse på publikasjoner, kan det være et greit sted å sette strek for antall nivåer.
• Stedsnavn bør være meningsbærende. Navn som «Avdeling A» gir ikke så mye mening ut over egen institusjon. Dersom et enhetsnavn ikke gir mening utenfor institusjonen, bør det ikke tas med i stedstrukturen.
• Å gå fra en komplisert struktur, med mange nivåer og avdelinger, til en flatere struktur med få nivåer er relativt enkelt. Å gå motsatt vei, fra en enkel struktur til en komplisert struktur der man må dele opp enheter, er langt mer komplisert og krevende. Tenk derfor nøye gjennom om dere har behov for å endre til en mer komplisert struktur, eller om dere kan nøye dere med færre nivåer og/eller enheter.

Flytte personer

Fra gammel til ny avdeling

Skal dere flytte personer får dere tilsendt en Excel-fil med oversikt over de ansatte det er aktuelt å flytte. Filen inneholder fødselsnummer, personløpenummer (unik identifikator), etternavn, fornavn, og registrert ansettelsested med stedkode. I denne filen legger dere inn navnet og stedkoden til enheten de skal flyttes til.

Vi ber dere om å ikke gjøre manuelle endringer i persondata, som å registrere nye personer, når vi er i prosessen med å endre stedstruktur og flytte personer. Uforutsette endringer i datagrunnlaget øker risiko for feil.

Merk: IKKE send fødselsnummer i åpne, ukrypterte filer på e-post!

Filer som inneholder fødselsnummer skal krypteres. Vi har en krypteringsløsning dere kan bruke. Ta kontakt på kontakt@sikt.no for veiledning.

Råd for personflytting:

• Tenk overordnet før dere tenker detaljer. Se det store bildet. Hvordan skal de store gruppene flytte seg?
  • Når enheter splittes i mindre deler, dvs at en gruppe blir til flere grupper, må man flytte personer enkeltvis fra gammelt til nytt sted.
• Enhver endring i datagrunnlaget kan generere feil. Flytting på enkeltpersonnivå gir som regel mindre oversikt og et dårligere resultat, enn større, overordnede flyttinger.

Eksempel på liste av ansatte ved flytting av personer

Institusjonen fyller ut stedkode til enheten den ansatte skal flyttes til.

Flytte publikasjoner

Endringer av stedstruktur blir best når institusjonene har en god oversikt over sine publiseringsdata. Bruker forskerne navnet på enheten de er ansatt ved som adresse på publikasjoner, eller er disse forskjellige? Dette er viktig for oss å vite for å kunne gi råd endringsprosessen.

En publikasjon må være tilknyttet en stedkode. Vi anbefaler at publikasjoner flyttes til ny stedkode, sammen med forskeren. Dette vil gjøre publikasjonen lettere å finne senere. Vi tar vare på stedkoden og stednavnet på den enheten publikasjonen originalt ble publisert ved, i databasen. Denne informasjonen bevares selv om publikasjonen flyttes til nok et nytt sted.

Dersom ansatte ved en enhet flyttes til en annen enhet, men den gamle enheten og stedkoden er fortsatt aktiv, må dere velge hvor dere ønsker at publikasjonen skal høre hjemme.

Konsekvenser av ulike former for stedstrukturendringer

Hva man gjør med publikasjoner etter en stedstrukturendring kommer an på hvordan man ønsker å vise gamle enheter – om i de hele tatt. Personer som skal ha ny tilhørighet flyttes til nye avdelinger.

1. Enheten fjernes helt fra visning. Enheten kan ikke søkes opp og man kan ikke registrere nye publikasjoner på den. Enheten kan bevares i databasen eller slettes. Det siste anbefales for en ryddig stedstruktur i databasen.
   1. Anbefaling: Publikasjoner flyttes sammen med forskerne fra gamle til nye avdelinger. Dette gjør det langt enklere for institusjonen å vise frem sine publikasjoner.
   2. Frarådes: Publikasjoner bevares på gamle stedkoder. Dette gjør det vanskelig å søke opp publikasjoner når man søker på enheten. For søk på person har det ikke noe å si. Om institusjonen bruker API-tjenesten for å vise sine publikasjoner på nettsidene for en avdeling e.l., må man gjøre flere kall for å få vist fullstendig publikasjonsliste. For uttrekk på forfatter/forsker vil det derimot ikke ha noe å si.
2. Enhet er søkbar, men man kan ikke registrere nye publikasjoner på den. Frarådes: Ved en slik løsning vil gamle publikasjoner bevares på de gamle stedkodene.
   1. Dette gjør det vanskelig å søke på publikasjoner, ved søk på enhet. Jo flere ikke-aktive enheter som ligger i databasen, jo mer komplisert og uoversiktlig blir stedstrukturen til institusjonen. Om institusjonen bruker API-tjenesten for å vise sine publikasjoner på nettsidene for en avdeling e.l., må man gjøre flere kall for å få vist fullstendig publikasjonsliste. For uttrekk på forfatter/forsker vil det derimot ikke ha noe å si.
3. Enhet er søkbar og man kan registrere nye publikasjoner på den. Ved en slik løsning vil gamle publikasjoner bevares på gamle stedkoder.
   1. Frarådes på det sterkeste. I tillegg til problemene som er nevnt under punkt 2, vil man risikere at nye publikasjoner registreres på gamle enheter og man må da bruke tid på å flytte publikasjoner til korrekt enhet. Institusjonens stedhierarki vil oppleves som forvirrende for både egne forskere og utenforstående.