Digital konferanse – våre beste tips og viktigste erfaringer

Skrevet av Åshild Berg-Tesdal , Margit Wagnild , 18. juni, 2020
Unit har i vår gjennomført sin aller første heldigitale konferanse. Vi lærte og erfarte mye på veien, og siden mange planlegger digitale arrangementer framover deler vi disse erfaringene med alle interesserte.

Opprinnelig så vi fram til å ønske rundt 500 deltakere velkommen til Trondheim i mai til Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning, men sånn ble det ikke. Koronapandemien satte en effektiv stopper for alle fysiske arrangementer, så da var alternativene å enten avlyse eller gjennomføre heldigitalt.  Vi gikk for det siste.

Mange spørsmål, få klare svar

Spørsmålene vi måtte ta stilling til på kort tid var mange. Hvilket verktøy skal vi bruke, Live streaming via nettside eller verktøy som Zoom? Lange eller korte konferansedager? Flere parallelle sesjoner eller alt spredt ut over lengre tid? Tror vi folk er villige til å betale for digital deltakelse? Hvilke av de planlagte fysiske foredragene skulle bli med videre? Og hvor lang tid bør vi egentlig regne til den enkelte foredragsholder digitalt, sammenlignet med foredrag hvor man står på en stor scene med flere hundre mennesker i salen? 

Vi landet til slutt på å komprimere de planlagte fysiske konferansedagene til korte og intensive halvdager på nett, som startet i plenum og så delte seg opp i parallellsesjoner på samme måte som på en fysisk konferanse. Videre at deltakelse skulle være gratis, og at vi ville bruke Zoom som konferansearena. Vi valgte Zoom fordi det oppleves som mer samlende og sosialt å kunne se og chatte med andre deltakere, i stedet for å se en live-stream på en nettside.  Vi ønsket også å gjøre litt mer ut av vertskapsrollen enn på et vanlig Zoom-møte, og gikk for live studio med profesjonell hjelp til filming, lyd og teknisk gjennomføring.

Programplanlegging

For å få med mest mulig av det opprinnelig planlagte programmet, kortet vi mye på tiden til den enkelte foredragsholder. Ikke bare for å spare tid, men også fordi nylig erfaring fra koronatiden på hjemmekontor hadde lært oss at innlegg på møter går mer effektivt på digitale flater, og at publikum/møtedeltakere er mer utålmodige. Budskap må spisses og gå rett på sak for å holde på oppmerksomheten til folk, ellers begynner de å sjekke epost og skrive videre på notatet de hadde oppe før konferansen startet.

Live studio

I kontorlokalene våre i Trondheim rigget vi opp studio for å gjennomføre plenumssesjoner etter “Dagsrevy-modell”, for å ha en rød tråd, og en tydelig vertskapsrolle. Her kan man bruke profesjonell konferansier, eller egne ansatte (som vi valgte å gjøre). 

Flere av foredragsholderne satt på hjemmekontor eller på egen arbeidsplass, mens studio fungerte på samme måte som nyhetsankere i en nyhetssending som introduserte neste post. Vi valgte også å leie inn  profesjonelle produsenter, noe som gjorde at vi fra studio ikke trengte å tenke på lyd fra mikrofoner, eller at presentasjoner, kamera og lys fungerte.

Plenumssesjonene og leverandørrommene ble styrt av den enkelte sesjonsansvarlige uten profesjonell produksjon. 

Digital deltakelse forplikter mindre

På grunn av korte frister valgte vi å gjøre konferansedeltakelse gratis, men med påkrevet påmelding. Det siste både for å enkelt kunne kontakte deltakerne, men også for å ivareta sikkerheten på nett.

Det var totalt nesten 1000 personer som meldte seg på. Mellom 500 og 600 personer var innom i til enhver tid, men vi var aldri i nærheten av 1000 samtidig. Det forteller oss at digitale arrangementer, og særlig de som er gratis, gjør at flere “shopper” enkeltforedrag og stikker innom når de har tid eller det er noe på programmet de er særlig interesserte i. Vi prøvde oss også med et opplegg for leverandører av tjenester til forskning og høyere utdanning, de fikk egne møteplasser med deltakerne, og flere påmeldte var også innom disse møtene med leverandørene.

Våre tips til gjennomføring og planlegging

  • Arrangementskomite: ha med kompetanse på prosjektledelse, ha en egen ansvarlig for utstillere/leverandører og teknisk kompetanse. 
  • Tidsplan: lag tydelig og detaljert tidsplan (ned på minuttet), tydelig ansvarsfordeling og arbeidsfordeling.
  • Planlegging: Sett av nok tid og kapasitet til planlegging og testing i forkant av konferansen.
  • Verktøy: finn ut hvilke lisenser du trenger og at kapasiteten er god nok.
  • Programside: det er viktig å ha en tydelig og oppdatert programside på nett, tenk funksjon for deltakerne, og hva de trenger for å delta i møtene.
  • Sikkerhet, særlig for de som velger Zoom: Ha personell som overvåker listen med deltakere i møtene og kaster ut eventuelt ubudne gjester. Deling av lenker til møtene publiseres til påmeldte og «live» på nettsidene like før konferansestart, det minsker risiko for ubudne gjester.
  • Testing: Test, test, og test en gang til. Skal du kjøre live må alle foredragsholdere ha testet i forkant, vær sikker på at lyd-, lys- og bildekvalitet er god hos den enkelte.
  • Gjennomgang: sett av god tid til gjennomgang av programmet i forkant av hver dag.
  • Pauser i programmet: ha korte pauser mellom bolkene slik at deltakerne kan manøvrere seg mellom møtene, logge av og på, hente kaffe osv. Her bommet vi litt og kjørte 2,5 timer uten pause (fordi vi trodde folk ville styre dette selv), men evaluering viser at folk ønsket noen 10-minuttere her og der.
  • Leverandører og sponsorer: Hvis du har med leverandører i konferansen, så planlegg god koordinering av leverandørpresentasjonene og det øvrige konferanseprogrammet. På dette punktet kan vi forbedre oss til neste gang, da det ble knapt med tid til å bevege seg mellom de ulike møterommene.
  • Interaksjon med deltakerne: hvis mulig, inkluder deltakerne ved å legge opp til interaksjon og deltakelse, det kan være chat, polls eller andre aktiviteter.
  • Sosial sone: I evalueringen etterlyste flere en “sosial sone” hvor man kunne gå og bare prate eller chatte om løst og fast med andre, litt som hotellobbyen ved kaffemaskina.

Spør oss gjerne

Vi håper disse erfaringene og tipsene er nyttige, ta gjerne kontakt med oss om dere vil høre mer om våre erfaringer og hvordan vi gjennomførte konferansen.

Til slutt:

Takk til alle foredragsholdere, leverandører og deltakere for aktive og gode bidrag – uten dere, ingen konferanse!

Skrevet av Åshild Berg-Tesdal , Margit Wagnild , 18. juni, 2020

0 kommentarer

Skriv ny kommentar

Bruk av kommentarfeltet på Unit-bloggen. Vi ønsker kommentarer og spørsmål til våre bloggsaker velkommen, og setter pris på engasjement rundt det vi jobber med i Unit. Vi ønsker at du bruker fullt navn. Vi skal også svare på saklige spørsmål etter beste evne. Det er likevel noen kjøreregler. Vi tillater ikke: · Kommentarer som ikke er relevante for saken eller Units virksomhet · Ufin språkbruk, trakassering og personangrep · Spam, reklame og andre lenker til eksterne nettsteder som ikke er relevante for saken · Innlegg som bryter med norsk lov · Innhold som bryter med tredjeparts opphavsrettigheter/immaterielle rettigheter Kommentarer som bryter med våre retningslinjer, vil bli fjernet.