Dokumentasjonsforvaltning - Public 360


Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning tilbyr bruk av sak- og arkivsystemet Public 360. Dette er et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden.

Ved hjelp av systemet kan brukerne opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokument, samt utarbeide rapporter. Systemet støtter elektronisk saksflyt og papirløs møte- og utvalgsbehandling. Tjenesten er tilpasset statlige og vitenskapelige høgskoler og universiteter i Norge.

Kort om tjenesten

I mai 2020 forlenget Unit driftsavtalen med TietoEvry fram til 31.mai 2026, det er ikke mulig å forlenge avtalen ytterligere. Den enkelte virksomhet kan med seks måneders skriftlig varsel avbestille tjenesten. Varsel sendes både til Tieto og Unit. Leverandør gir brukerstøtte.

Integrasjoner: 

  • JobbNorge
  • FS
  • Digital eksamen (planlegges – 2021)
  • Leganto (planlegges – 2021)
  • KGV (planlegges – 2021)

Hvem kan benytte tjenesten

Tjenesten ble opprinnelig etablert for små og mellomstore høgskoler. Antall virksomheter som benytter tjenesten er per i dag 35. Flertallet er høgskoler og universiteter (statlige, vitenskapelige og private), men tjenesten brukes også av andre virksomheter, som for eksempel Nasjonalt folkehelseinstitutt og Senter for internasjonalisering i utdanningen. Alle bruker Public 360 i sin daglige drift. 

Forutsetninger

Public 360 ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess for universiteter og høgskoler som deltok i prosjektet.

Beskrivelse av tjenesten 

Unit har en rammeavtale med TietoEVRY, som er leverandør av Public 360. Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning tilbyr et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden.

Kostnad

Årlig tjenesteavgift dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i Unit som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år, og den fastsettes i nært samarbeid med prioriteringsrådet. Den fordeles etter størrelse på virksomheten – stor, medium og liten virksomhet – basert på antall studenter. For virksomheter uten studenter er det antall ansatte (multiplisert med en faktor på 6.11) som ligger til grunn for beregning av avgiften. Virksomhetene faktureres en gang i året gjennom en samlefaktura fra Unit. Tjenesten finansieres av sektoren via en årlig tjenesteavgift etter 80/20-modellen.

I tillegg til dette påløper vedlikeholds-, drifts-, og brukerstøttekostnader fra leverandør. Dette faktureres direkte fra leverandør.

Bestillingsinformasjon

For informasjon om bestilling av tjenesten kontakt Unit.

Organisering av tjenesten

I denne tjenesten er Unit en kundekoordinator overfor deltakende virksomheter, og kontraktspart overfor leverandøren TietoEvry. 
Et prioriteringsråd for administrative tjenester, sammensatt av representanter fra sektoren, benyttes for å ta overordnede beslutninger som gjelder kundens prioriteringer og forvaltning av tjenesten. Her inngår også samarbeid og dialog med prioriteringsråd for andre tjenester som direktoratet tilbyr. Tjenesten har i tillegg et arbeidsutvalg som er satt sammen av fagpersoner og superbrukere fra virksomhetene. Arbeidsutvalget utfører operasjonelt arbeid på vegne av prioriteringsrådet. I 2021 er følgende virksomheter representert i AU: NHH, OsloMet, HVL, NIBIO, NMBU, Politihøgskolen og Unit. 

Tjenesteansvarlig hos Unit: Kadri-Liis Wist


Del: Share to LinkedIn Share to Facebook Share by mail Share to Twitter