Bestillings- og fakturasystem (BFS)


Bestillings- og fakturasystem støtter bestilling elektronisk og manuell av varer og tjenester til virksomheten. Bestillingsfunksjonen er integrert med fakturahåndtering, som legger til rette for automatisert behandling av elektroniske fakturaer.

Hvem kan benytte tjenesten

Tjenesten er tilpasset behovet for norske universiteter og høgskoler. For å kunne benytte tjenesten må man ha deltatt i den forutgående felles anskaffelsesprosessen. I tillegg må man ha underskrevet kontrakt med leverandøren.

Forutsetninger

For å kunne være med på en anskaffelsesprosess må man være tilknyttet forskningsnettet. Det vil si at virksomheten må benytte Uninett som internettleverandør. For å få mest mulig nytteverdi av systemet, anbefaler vi kunden å bruke Feide-innlogging.

Beskrivelse av tjenesten 

Tjenesten består av fakturamodulen Basware.Invoice og bestillingsmodulen Basware PM. Integrasjon mot økonomisystemet Agresso gjør at man har elektronisk flyt helt fra bestilling til bokføring. Godkjenning skjer allerede ved bestilling, og når faktura har ankommet og varen er mottatt, kontrolleres bestilling mot faktura automatisk. Dette gir god kontroll på at det man betaler for er det samme som det som er bestilt, og til samme pris. Fakturamodulen tar selvsagt imot fakturaer elektronisk (mange formater aksepteres, men EHF-formatet foretrekkes). Det er fortsatt mulig å få fakturaer tilsendt per brevpost eller e-post (PDF-fil).

Det er mulig å benytte bare én av modulene.

Denne tjenesten krever at virksomheten er tilknyttet forskningsnettet.

Kostnad

Tjenesten har i hovedsak to kostnadselementer. Et av elementene er en årlig tjenesteavgift. Det andre er lisensavgift fra leverandør. Tjenesteavgiften dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i direktoratet som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Den kan variere noe fra år til år, og avgiften fastsettes i nært samarbeid med prioriteringsråd. Den fordeles etter virksomhetens størrelse – stor, medium og liten virksomhet – basert på antall studenter.

Ta kontakt med direktoratet for å få oppgitt konkrete priser og kostnader for din virksomhet.

Bestillingsinformasjon

Kontakt Unit for informasjon om bestilling.

Organisering av tjenesten

Tjenesten er organisert som et samarbeid mellom rettighetshaverne der UNINETT spiller rollen som kundekoordinator. Et prioriteringsråd sammensatt av ledere og fagpersoner/superbrukere fra virksomhetene benyttes for å ta overordnede beslutninger som gjelder kundens prioriteringer og forvaltning av tjenesten. Her inngår også dialog med prioriteringsråd for andre tjenester i samspill. Det er også en egen arbeidsgruppe som følger tjenesten operativt. Tjenesteansvarlig i direktoratet er sekretær i disse gruppene, og som kontraktseier fungerer direktoratet også som kundenes eskaleringspunkt i forhold til leverandøren.

Basware AS er tjenestens ansvarlige driftsleverandør og leverandør av systemet.


Del: Share to LinkedIn Share to Facebook Share by mail Share to Twitter