Microsoft Office 365


Microsoft Office 365 er en skytjenesten (SaaS) for samhandling og kontorstøtte.

Tilbake til resultater fra UH-skyprogrammet

Hvem kan benytte tjenesten: 

UH-sektoren, definert som samtlige statlige universiteter og høyskoler i Norge, er klassifisert som Campus-kunde hos Microsoft.

Forutsetninger: 

Rammeavtale: Innføring forutsetter avtale med Crayon/Microsoft - https://www.uninett.no/microsoft

Formåls- og hjemmelsvurdering: Dersom virksomheten ønsker å benytte tjenesten som hovedverktøy for sine sluttbrukere må det utarbeides saklige og tydelig definerte formål med bruken av personopplysninger som settes ut i skyen, og deretter lovlig grunn (hjemmel) for bruken av personopplysningene. Se juridisk veileder for mer informasjon.

Databehandleravtale: http://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=31. Mer informasjon om databehandleravtale finner du i veilederen for Office 365.

ROS-veileder: https://www.uninett.no/risiko-og-saarbarhetsvurdering-av-skytjenester.

NTNUs ROS-analyser i anledning Microsoft Office 365:

Det er mulig å knytte tjenesten til innlogging gjennom Feide.

Universell Utforming: Microsofts tilgjengelighetssider bekrefter støtte for WCAG 2.0-standarden, til AA-nivå, og har publisert WCAG 2.0-rapporter for de enkelte tjenestene. Tjenesten oppfyller derfor minimumskravene til Forskrift om universell utforming.

Lokalisering

Merk at Yammer og Sway har datalokasjon i USA. Vær også obs på moduler som ikke er beskrevet på oversikten.

Beskrivelse av tjenesten: 

Tjenesten inkluderer et bredt utvalg kontorstøtteverktøy, nærmere beskrivelse finnes i egen Office 365 veileder.

Kostnad: 

UH-sektoren, definert som samtlige statlige universiteter og høyskoler i Norge, er klassifisert som Campus-kunde hos Microsoft, noe som gir UH-sektoren tilgang til å handle prisgunstige lisenser ved utnyttelse av Academic-priser fra Microsoft. Prismodellen til Microsoft er bygget slik at Academic-prisene er de laveste Microsoft tilbyr. Prisene er 60% -70% lavere enn prisene tilbudt kommersielle aktører.

Gratis Office 365

Om kundene ønsker kostnadsfrie Office 365 E3 lisenser må det gjøres en ekstra bestilling via Campus-avtalen hos Crayon. Dette gjøres enten via opprettelse av en ny 3-årig Campus-avtale med en årlig telling, eller ved å telle inn Office 365-gratislisenser i en eksisterende Campus-avtale. Office 365 er brukerlisensiert i motsetning til Desktop SKUet som er en device-lisens. Office ProPlus gir hver bruker mulighet til å installere Office-pakken på inntil fem enheter (mobil, nettbrett, pc, Mac osv.).

Mer informasjon om avtalene, lisenser og kostnader finnes i vår O365-veileder

Bestillingsinformasjon: 

UH-Sektoren har tilgang til følgende to primære avtaleformer:

  • Campus (EAS) leieavtale – Her må medlemmene leie lisenser med vedlikehold (SA). Ettersom lisensene leies følger vedlikehold alltid med. Kunden kan da velge å oppgradere til den til enhver tid nyeste tilgjengelig versjon av programvaren.
  • MPSA (Kjøpsavtale) - Her kan kunden velge om organisasjonen ønsker å kjøpe lisenser med eller uten vedlikehold. Typisk vil kunden velge å kjøpe lisensen med 3 års årlig vedlikehold. Etter 3 år kan kunden velge å kun kjøpe vedlikehold, eller velge å la være. Om kunden ikke kjøper vedlikehold kan de ikke oppgradere lisensene etter hvert som det kommer nye versjoner.

Campus-avtalen

Campus-avtalen er en 3-årig avtale med full Microsoft Enterprise funksjonalitet. Dette innebærer en årlig telling av lisenser på en bestemt dato (eller et bestemt tidsrom) hvert år (signeringsdato for avtalen + 1år, osv.). Crayon innhenter en årlig lisenstelling fra medlemmene hos kunden, og rapporterer lisensbruket videre til Microsoft. Kunden kan under den årlige lisenstellingen velge å telle/rapportere flere lisenser enn ved inngangen til året, men det er ikke mulig å telle/rapportere færre lisenser enn ved inngangen til året. For eksempel: Dersom UiO oppga/rapporterte 5000 stk. Office 365-brukere da avtalen ble opprettet må de telle/rapportere 5000 stk. lisenser eller flere ved årsdato. Dette er ikke et problem for Office 365-lisenser spesifikt ettersom ekstra lisenser her ikke er forbundet med noe merkostnad, men det kan ha større betydning når det gjelder «add on»-produkter, serverprodukter og desktopprodukter.

Crayon gir vanligvis ca. 5-10% flere Office 365 gratis-lisenser til kunden enn det kommuniserte behovet/antall brukere på det tidspunktet avtalen inngås. Dette for å sikre at medlemmene alltid har nok gratis-lisenser for allokering til brukerne i Office 365-portalen. Lisensene som bestilles via Crayon vi bli synlige i medlemmenes Microsoft lisensportal (kalt Microsoft Volume License Service Center (VLSC)). Hvert medlem har tilgang til VLSC-portalen samt tilgang til å opprette egne brukere i portalen. Medlemmene kan i portalen selv aktivere lisensene de leier fra Microsoft. Når lisensene er aktivert vil de bli knyttet opp mot kundens «tenant» og bli tilgjengelig i Office 365-portalen. Her vil medlemmene kunne administrere og aktivere de ulike online-produktene for ansatte og studenter.

MPSA-avtale for øvrige virksomheter

Medlemmer i Uninett som ikke er et universitet eller en høyskole må primært handle lisenser via en MPSA-avtale. MPSA er primært en kjøpsavtale, men Office 365 og Win 10 kan leies pr. måned. Forskning kan for eksempel bestille Office365 via en MPSA-avtale, men her er ikke Office 365 E3- lisensene kostnadsfrie slik som i Campus-avtalen (som er forbeholdt universiteter og høyskoler). Forsking har for så vidt også tilgang til Academic-priser som gjør lisensene meget prisgunstige.

Campus «On prem» lisensiering

I Campus-avtalen teller høyskoler og universiteter antall ansatte og studenter. De teller antall desktop som da leies via en plattformpakke som kalles EDU Desktop. Denne inneholder «grunnproduktene» til Microsoft. Denne pakken finnes kun for Campus og er meget prisgunstig.

Føderert pålogging ved bruk av Feide

En kan oppnå føderert pålogging ved bruk av FEIDE på flere måter:

  • Direkte SAML2.0 tilkobling mellom AzureAD og Feide
  • Oppsett av ADFS server(e). Kan settes opp lokalt eller i skya som VM'er
  • UH-AD sin ADFS løsning

Disse og flere alternativer finner en her. Mer informasjon er tilgjengelig i O365-veilederen.

Organisering av tjenesten: 

Tjenesten forutsetter direkteavtale mellom institusjon og Microsoft

Lenke til tjenesten: 

https://products.office.com/nb-NO/

Pålitelighet: 

Tjenesten er utbredt i UH sektoren, og anses svært stabil og pålitelig.

Office 365 har omfattende rutiner og mekanismer på̊ plass for å sikre at data ikke går tapt på̊ grunn av systemfeil. Microsoft sitt krav er at  kundedata er tilgjengelig  99,9% av tiden, og i praksis er  oppetid i Office 365 på 99,98%.

Support: 

Lokal support, muligheter for utvidet support med Microsoft


Del: Share to LinkedIn Share to Facebook Share by mail Share to Twitter