Produktråd for digitalt læringsmiljø

Digitalt møte torsdag 8. februar kl. 14:00-15:00

Agenda

• Godkjenning av agenda og evt. kommentarer til oppsummering av forrige møte
• Oppfølgingssaker fra forrige møte
• Forslag til budsjett for anskaffelsene
• Gjennomgang av plan for demo og testing i LMS-anskaffelsen
• Kort rapportering fra anskaffelsene

Forslag til budsjett for anskaffelsene

Som informasjonssak og introduksjon til temaet, informerte prosjekteier Vegard Moen og leder for fellesprosjektet, Natasha Harkness, om budsjettsituasjonen for de pågående IT-anskaffelsene på produktområdet. Det ble vist frem to scenarioer for estimert ressursbudsjett i forhold til aktivitetsnivå i anskaffelsesprosjektene og tverrgående fellesprosjekt.

Ny anskaffelsesmetodikk innebærer bruk av Sikts egenkapital i anskaffelsesfasen. Kostnadene forventes å bli tilbakebetalt av institusjonene som tar i bruk resultatet av anskaffelsene. Det er Sikts toppledergruppe som vedtar budsjettrammen. Produktrådet vil diskutere omfanget på prosjektaktivitetene ift. målbilde uttrykt i produktområdestrategi, sett mot kostnadsestimater. Produktrådets innspill blir tatt med i vurderingen av endelig budsjett.

Diskusjonen vil ha spesiell betydning for aktiviteter som skjer på tvers av anskaffelsene. Alle systemanskaffelser gjennomføres iht. plan.

Gjennomgang av plan for demo og testing i LMS-anskaffelsen

Prosjektleder for LMS-anskaffelsen, Liss Johansen Sandø, la fram foreløpig plan for demo og testing av løsninger. Det planlegges at leverandørene får presentere demoer av tilbudene iht. bestilling fra prosjektgruppa i ultimo april, mens strukturert brukertesting er planlagt gjennomført fra ultimo april til medio juni. I tillegg legges det opp til supplerende «utforskende testing» parallelt med og evt. i etterkant av strukturert testing.

Testscenarier er kommunisert til leverandørene. Disse omfatter brukergruppene student, underviser og administrativt personell. Det legges opp til at testing gjennomføres fysisk, i Oslo, Trondheim og ved Høgskolen på Innlandet, men også digitalt, og det arbeides nå med en detaljert plan for rekruttering av et bredt sammensatt panel av testere.

Innspill fra produktrådet gikk på hva som skal/kan/bør testes, men også på hvorvidt prosjektgruppa innehar tilstrekkelig kompetanse eller om man bør ta grep for å supplere ved å knytte til seg eksterne ressurser, f. eks fra sektoren.

Diverse

Produktrådet godtok forslag til endringer i møterekka slik at planlagt møte 22. februar utgår samtidig som planlagt møte 7. mars flyttes fram til 29. februar.

Digitalt møte torsdag 25. januar kl. 14:00-15:00

Agenda:

1. Godkjenning av agenda og referat fra siste møte (Nils Johan) 
2. Arbeidsform og saksgang PR – booking av heldagsmøter vår høst (uke 10/11 + uke 39) - (Nils Johan / Haakon) 
3. Produktstrategi – info (notat lages Vegard) 
4. Mål for 2024 Digitalt læringsmiljø (info i møtet Vegard)  
5. Status anskaffelser (Haakon og Vegard) 

Fraværende:

• Ellen Maria Sæthre-McGuirk
• Randi Stemland

Arbeidsform og saksgang

Produktrådet ble i det konstituerende møtet i desember 2023 enige om å møtes digitalt annenhver uke. For å lette den administrative byrden ved en såpass hyppig møtefrekvens ble det foreslått en forenklet arbeidsform, basert på bruk av en OneNote/SharePoint for agenda, sakspapirer og møtenotater, mens kommunikasjon utad kan skje gjennom «miniblogging» av oppsummeringer og evt. vedtak. Produktrådet diskuterte også frekvens og tidspunkt for fysisk heldagssamling våren 2024.

• Produktrådet forsøker en OneNote-basert løsning og evaluerer fortløpende.
• Møter annenhver uke er nødvendig i en oppstartsfase, men møtefrekvensen kan evalueres senere
• Tidspunkt for en heldagssamling i vår avklares gjennom en kartlegging i etterkant av møtet. [Dette er siden gjort. Heldagssamling for produktrådet blir torsdag 14. mars].

Produktområdestrategi

Det ble gitt en kort introduksjon til arbeidet med produktområdestrategi 2024 til 2028. Arbeidet må prioriteres den neste tiden da tidslinjen er ganske stram. Porteføljestyret for utdanning og administrasjon skal vedta produktstrategiene 11. april. Forslag til utviklingsmål ble lagt fram i møtet. Produktrådet anbefaler at Sikt forbereder mer bakgrunnsinformasjon før videre arbeid med strategien og at det legges opp til lengre økter der produktrådet arbeider med tematikken.

Mål for 2024 produktområde Digitalt læringsmiljø

Porteføljestyret skal vedta mål for 2024 på sitt møte 1. februar. Målene skal følges opp tertialvis. Sikt sitt forslag til eksterne utviklingsmål for digitalt læringsmiljø i 2024 er:

• Utarbeide produktstrategi
• Gjennomføre gode fellesanskaffelser
• Utarbeide plan for integrasjoner
• Utarbeide finansieringsmodell for innkjøpte tjenester tilpasset ny innkjøpsmodell
• Styrke kommunikasjonen med universitetene og høyskolene og andre potensielle kunder

Status for anskaffelsene

Produktrådet fikk avslutningsvis en kort orientering om status i prosjektene for anskaffelse av LMS, digitalt eksamenssystem og system for plagiatkontroll.