Begrepsforklaring

Hovedmeny

Forklaring på hovedmeny i DUCT
Hovedmeny i DUCT
  1. Projects – dette er å forstå som en hovedmappe. Hovedmappene er listet opp på hovedsiden. Mappene har overskrifter som beskriver innholdet. Med unntak av ”Mappe for navn på din institusjon” er innholdet i mappene produsert av Sikt og tilgjengelig for alle brukerne av DUCT. Mappen for din institusjoner lagringsplass for egenproduserte rapporter av brukere ved din institusjon.
  2. Workbooks – dette er arbeidsbøker. Arbeidsbøker inneholder enkeltrapporter eller grafiske framstillinger som omhandler samme tema.
  3. Views – dette er rapporter eller grafiske framstillinger. Views eller visninger kan sammenlignes med faner i et excel-ark og utgjør den laveste delen av hierarkiet som kan navigeres i DUCT.
  4. Data sources – dette er datakilder. Datakilder er sammenstillinger av utvalgte variabler fra utvalgte tabeller i databasen. Datakilder danner grunnlaget for alle ferdigproduserte arbeidsbøker i DUCT, og kan også benyttes som utgangspunkt for egenproduserte rapporter. Datakildene i DUCT oppdateres daglig, ca. kl. 7.00 om morgenen. Dette innebærer at all informasjon i DUCT automatisk erstattes av oppdatert informasjon fra databasen. Unntaket er datakilder som er statiske, disse vil kun oppdateres årlig. Det kommer tydelig fram, dersom en datakilde og arbeidsbøker basert på denne kilden er statiske.

Deling av arbeidsbøker i DUCT

Arbeidsbøker du har laget i DUCT kan deles åpent, uten at de som leser rapporten trenger å være innlogget. For å dele en rapport klikker du på «Share» i visningen av den aktuelle rapporten. Her får du opp en lenke som f.eks. kan bygges inn i en nettside.

Deling av arbeidsbøker i DUCT

For at en arbeidsbok skal kunne deles må datakildens passord innlemmes i arbeidsboken. Denne egenskapen settes ved lagring av arbeidsboken (save as).Se bilde under. Som standard er denne egenskapen IKKE huket av (hvis du lager arbeidsbøker i Tableau Desktop er den derimot standard huket av).

Deling av arbeidsbøker i DUCT

Personinformasjon kan ikke deles

Arbeidsbøker basert på datakilder som inneholder personinformasjon kan ikke deles. Disse datakildene inneholder en radkontroll som gjør at du kun får tilgang til egen institusjons persondata. Denne kontrollen er knyttet til din pålogging i DUCT. Du vil ikke få noen feilmelding hvis du forsøker å dele, men de som åpner lenken vil ikke få opp data, med mindre de allerede er logget inn i DUCT.

Endre passord

Veiledningen gjelder for de som har brukernavn som slutter på @uh.local. Feide-passord vil bli automatisk oppdatert i DUCT.

Du må skrive "uh\" foran brukernavnet ditt. Følg deretter instruksjonen for å endre passordet.

Har passordet gått ut, får du ikke endret passordet. Ta kontakt med oss for å få tilsendt nytt passord. Passordet går ut uten forvarsel etter ett år.

Navigering

Listevisningen av hovedmappene kan navigeres ved å klikke på navnet av en av hovedmappene. På samme måte kan man klikke videre på navnet av en arbeidsbok og deretter navnet av en visning. På toppen av siden, rett under Tableau-logoen, vises stien som er fulgt for å komme til den viste siden. Stien kan navigeres på samme måte som en nettside-url.

Når man har kommet til laveste nivå i hierarkiet og ser på en konkret visning, vil alle de andre visningene i arbeidsboken være synlige som en toppmeny. Man behøver altså ikke å gå tilbake til arbeidsboken for å se på en annen visning i samme arbeidsbok.

Listen over hovedmapper, arbeidsbøker eller visninger inneholder informasjon om ”Owner”. Dette er personer som har laget hovedmappen, arbeidsboken eller visningen. ”Views” er antall ganger for besøk overhodet. Gjentatte visninger av samme bruker telles. Tallet er ikke veldig nyttig og blir overstyrt av noen typer oppdateringer, dvs. det startes fra 0 igjen med jevne mellomrom uten at man ser når det er gjort.

”Created” eller ”Modified” refererer til tidspunktet, der det sist ble foretatt endringer av ”Owner”. Disse tidspunkt gir kun en indikasjon om at noe er gjort, det kan være så lite som en endring av en overskrift, eller et ekstra filter. Disse tidspunkt er ikke å forstå som siste oppdatering, som alltid er daglig!

Listen av datakilder inneholder informasjon ”Last extract”. Her refereres det til tidspunktet data sist ble oppdatert.

Nedlasting

Det er mulig å laste ned alle rapporter eller grafiske framstillinger i DUCT. I tillegg er det mulig å laste ned bakgrunnsdata, altså utgangspunktet for aggregeringen som de fleste rapporter utgjør.

Når man har navigert fram til ønsket visning, altså laveste nivå, kommer det fram en verktøymeny på toppen. Denne inneholder en rekke punkter, hvorav «Download» er den som gir mulighet for nedlastning.

Generell nedlastning

Det er mulig å laste ned som ”Image”, ”PDF”, ”Crosstab”, og ”Data”. ”Image” og ”PDF” behøver ikke nærmere forklaring. ”Crosstab” resulterer i en krysstabell. Dersom visningen allerede er en rapport i form av en tabell,vil nedlastningen gjengi denne tabellen. Dersom visningen er en grafisk framstilling, vil den overføres til en tabell.

”Data” gir mulighet til å laste ned all data som benyttes i arbeidsboken. Default etter valget ”Data” er en oppsummering (”Summary”) som gjengir den viste rapporten eller grafiske framstillingen i tabellform. Som regel er det ønskelig å velge ”Full data” istedenfor ”Summary”. Data relevant for den valgte visningen blir da lastet ned i ikke-aggregert form. Dersom man i tillegg krysser av for ”Show all columns” lastes det ned alldata som er tilgjengelig i arbeidsboken. Selve nedlastningen gjøres ved å klikke på ”Download all rows as a text file”. Tekstfilen er en csv-fil som enten automatisk eller ved hjelp av noen få klikk konverteres til et excel-ark.

Egendefinert nedlastning

Det er også mulig å begrense nedlastning til et egendefinert utvalg.

Først og fremst kan man endre alle filtervalgene før nedlastning. Videre er det mulig og skrelle bort deler av en visning ved å klikke på en kolonne, rad eller søyle. Den lille boksen som kommer fram har symboler for ”Keep only” eller ”Exclude”, som henholdsvis gir mulighet til å beholde kun den valgte delen av visningen, eller fjerne den valgte delen av visningen. Etter det vil nedlastning begrenses til visningen som gjenstår.

Det finnes en snarvei for nedlastning av bakgrunnsdata fra et egendefinert utvalg. Den lille boksen som kommer fram ved klikk på et delelement i en visning, inneholder et tredje symbol, tekstsymbolet eller ”View data”. Istedenfor å først velge ”Keep only”, deretter gå til ”Download” og så ”Data” kan man klikke på tekstsymbolet/”View data”.

”Download”vil naturlig nok alltid oppheve enhver automatisk oppdatering av bakgrunnsdata. Alle nedlastede filer har status der-og-da.