Kom i gang med NVA

Alle som har tilgang til Feide eller ID-Porten kan logge på og få innsyn i alt som er registrert på deres brukerprofil.

Koble til ORCID

Første gang du logger inn blir du spurt om å kople NVA-brukerprofilen til ORCID. Dette gjør at det går raskere å importere dine publikasjoner, som du da slipper å registrere manuelt.

Aktiv tilknytning

For å kunne registrere innhold, må du ha en aktiv tilknytning til en institusjon som bruker NVA. Hvis du ikke har “+ Nytt resultat”-knappen i toppmenyen etter å ha logget inn, mangler du denne tilknytningen.

Ta kontakt med Administrator, eller en kurator, ved din institusjon så hjelper de deg med det.

Roller og ansvar i NVA

Når NVA blir aktivert for din institusjon, må dere fordele et sett av roller og ansvarsområder for å kunne forvalte systemet og hjelpe forskerne på en god måte. Rollene i NVA er unike og for å utføre en oppgave som er knyttet til en spesifikk rolle, må du ha den rollen.

Minimumskrav

For å kunne ta i bruk NVA, må institusjonen ha en administrator. Bare Sikt kan tildele denne rollen når institusjonen er ny. Etter at dere har en administrator, kan denne utnevne flere administratorer.

Klikk på knappen under for å komme rett til en steg-for-steg-veiledning for å sette opp en ny institusjon. Under knappen forklarer vi nærmere ansvar og oppgaver for de ulike rollene og linker til veiledninger.

Administrator

Rollen har ansvar for person- og ansettelsesinformasjon i NVA, og kan tildele rollene administrator, redaktør og kurator, også til seg selv.

Administrator bør ha tilgang til informasjon om hvem som er ansatt ved institusjonen, for å kunne oppdatere hvem som skal og ikke skal ha tilgang til systemet.

Sikt anbefaler at minst to personer har administratorrollen. Da er institusjonen mindre sårbar om den ene personen ikke er tilgjengelig. Systemet krevet at institusjonen har minst én registrert Administrator. Hvis det kun finnes en, får dere ikke slettet denne før dere har gitt rollen til en ny person.

Redaktør

Redaktøren har fagansvaret for NVA-systemet. Hen bestemmer publiseringsstrategi, hvilke emneord som skal være tilgjengelig i registrering, godkjenner NVI-rapporteringen, og inngår avtale med Sikt om å tildele DOI.

Redaktør har ansvar for å følge opp kuratorene, og kan gi dem ansvar for enheter i institusjonen og bestemmer hvem som har tilgang til hvilke oppgaver.

Redaktør har skrivetilgang på alle registreringer i NVA. Ved å legge til forfattere fra egen institusjon på registreringer opprettet av andre institusjoner, får kuratorene ved egen institusjon også skrivetilgang til registreringen.

De som har redaktørrollen bør normalt også ha kuratorrollen, med ansvar for hele eller deler av institusjonen. Redaktører er likestilt i NVA, og dersom en institusjon har flere redaktører er det lurt at de koordinerer seg, siden det en av dem gjør påvirker hele institusjonen.

Kurator

Kurator er den mest operative av rollene. Den har ansvaret for å hjelpe forskerne med sine registreringer, forvalte alt innhold som er knyttet til sin institusjon i NVA, publisere studentoppgaver, og gjennomføre NVI-rapporteringen.

I oppstarten vil kurators rolle være å hjelpe forskere med å opprette brukerprofiler og lære dem å ta i bruk NVA.

Rollefordeling

Hvor mange administratorer, redaktører og kuratorer en institusjon trenger er avhengig av størrelsen på institusjonen, og hvor sentralisert eller desentralisert ulike oppgaver er.

Små institusjoner trenger i utgangspunktet bare én administrator og én redaktør. En middels institusjon der alle ansettelser må registreres manuelt, og som har høy grad av utskifting av ansatte, kan ha behov for flere administratorer enn en stor institusjon som har automatisk persondataoverføring. Vi anbefaler å ha en vara for hver rolle, slik at institusjonen ikke blir så personavhengig.

Antall kuratorer vil kunne være avhengig av publiseringsstrategi. Om dere velger at alle filer som lastes opp skal kvalitetssikres før de publiseres i NVA, kan dere trenge flere kuratorer enn dersom forskerne selv skal publisere fritt.

Gi ansatte registreringstilgang

Skal ansatte kunne registrere egne arbeider i NVA, må de ha en registrert ansettelse til institusjonen. Det er ulike måter å gjøre det på:

Institusjoner som har brukt Cristin:

NVA bruker inntil videre personregisteret i Cristin-databasen, som skal leve videre en stund til. Det betyr at de ansatte som har en personprofil i Cristin, og er koblet til en Cristin-institusjon, automatisk får overført den koblingen til NVA når systemet blir satt i drift.

Institusjoner som har automatisk persondataoverføring til Cristin-databasen, vil fortsatt få oppdatert ansattinformasjon i NVA.

Manuell registrering

Institusjoner som ikke har brukt Cristin, eller som ikke har hatt automatisk persondataoverføring, må manuelt registrere ansettelsesinformasjon for ansatte som begynner etter at NVA tas i bruk. Bare administrator kan registrere ansettelser i NVA.