UH-sektoren kjøper felles system for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning


Store deler av universitets- og høgskolesektoren (UH) har gått sammen om å kjøpe felles systemer og tjenester for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning.

Avtalen som er inngått med konsulentselskapet Sopra Steria har en anslått verdi på til sammen 430 mill. kroner, pluss opsjoner, over ti år. 

De skybaserte løsningene som selskapet leverer skal benyttes av minst 35 institusjoner med over 40.000 ansatte. I spissen for anskaffelsen står de statlige universitetene og høgskolene.

Syv firma leverte tilbud

Med anskaffelsen har sektoren som mål å få på plass brukervennlige administrative løsninger som øker kvaliteten i saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning. Samarbeidet er i tråd med digitaliseringsstrategien til Kunnskapsdepartementet, som ønsker at sektoren skal samarbeide om gjennomgående administrative løsninger og tjenester.

Anbudet ble utlyst i 2020 og syv firmaer konkurrerte om kontrakten. Sopra Steria ble valgt først og fremst fordi deres tjenester ble vurdert å ha best kvalitet. De tilbyr enkle og brukervennlige selvbetjeningsløsninger. Tjenestene fra Sopra Steria er basert på en saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og arkivkjerne fra Documaster.

Sopra Steria har også en god verktøykasse for å digitalisere arbeidsprosesser og det skal være enkelt å integrere deres systemer med andre fagsystemer som sektoren bruker. Selv om det er felles systemer som anskaffes så skal det være mulig å gjøre lokale tilpasninger hos de enkelte institusjonene. 

Innføres i 2023 og 2024

Nå starter samarbeidet mellom leverandøren og avtalepartnerne om tilpasning og uttesting.  NTNU blir pilotuniversitet, med planlagt lansering der i januar 2023. Deretter kobler de andre universitetene og høgskolene seg på etappevis utover i 2023 og 2024. 

 Dette er en viktig milepæl for universitetssamarbeidet. Vi har et stort behov for å oppgradere en del av våre administrative løsninger. Nå får vi mer brukervennlige systemer og muligheten til å jobbe smartere, sier økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen ved NTNU, som har ledet styringsgruppa for anskaffelsen. 

Samarbeid i sektoren er svært verdifullt for å få på plass nye og oppdaterte systemer og prosesser. Vi ser frem til å ta i bruk dette moderne systemet for saksbehandling og dokumentasjon en gang i 2023-2024, etter at NTNU har vunnet verdifulle erfaringer, sier leder for programstyret UH-17 og administrasjonsdirektør på NMBU, Lars Atle Holm.

Sopra Steria er Norges største IT-konsulentselskap, og administrerende direktør Kjell Rusti ser også fram til å starte samarbeidet med UH-sektoren;

 Vi er svært fornøyde med dette spennende oppdraget. Vi ser at universitets- og høgskolesektoren er fremoverlente når de velger automatisering og innebygget arkivering. Denne skybaserte løsningen vil bistå med å sikre at brukeren er i fokus. Vi ser frem til et godt samarbeid, sier han.

Fakta

Arbeidet med anskaffelsen startet i 2017 gjennom BOTT-samarbeidet. (universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø). BOTT-samarbeidet omfatter flere prosjekter, som blant annet nytt økonomi- og lønnssystem og ny HR-løsning. Se mer på www.bott-samarbeidet.no/ 
Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning (Unit) og en gruppering som kalles UH17-institusjonene sluttet seg til i 2019. UH17 består av: 

  • Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo
  • Høgskolen i Innlandet
  • Høgskolen i Molde, vitenskapelig høgskole i logistikk
  • Høgskolen i Østfold
  • Høgskulen i Volda
  • Høgskulen på Vestlandet
  • Kunsthøgskolen i Oslo
  • Nord universitetet
  • Norges Handelshøyskole
  • Norges Idrettshøyskole
  • Norges miljø- og biovitenskapelige universitet
  • Norges musikkhøgskole
  • OsloMet – storbyuniversitetet
  • Samisk høgskole/Sámi allaskuvla
  • Universitetet i Agder
  • Universitetet i Stavanger
  • Universitetet i Sørøst-Norge

Kontakt for ytterligere opplysninger:

Frank Arntsen, NTNU, leder av styringsgruppa for anskaffelsen og for BOTT-samarbeidet, tlf. 918 97 528, frank.arntsen@ntnu.no
Lars-Atle Holm, NMBU, leder for programstyret UH-17, 901 11 349, lars.atle.holm@nmbu.no
Sopra Steria: Kjell Rusti, Administrerende direktør Sopra Steria Skandinavia. Kan kontaktes via marked- og kommunikasjonsdirektør Kristin Blix-Elton, kristin.blix-elton@soprasteria.com


Share: Share to LinkedIn Share to Facebook Share by mail Share to Twitter