FS – mye mer enn en klient for administrativt ansatte


For mange er FS et administrasjonssystem fra 90-tallet hvor opptaks- og studiekonsulenter kan åpne “bilder” og “rapporter” og kjøre en rekke “rutiner”. Men visste du at FS er et helt økosystem av tjenester som er i konstant utvikling?

Grafisk illustrasjon med oversikt over ulike tjenester i FS-konsortiet.
Illustrasjon: Unit/E. Guillot

Årsrapporten for FS 2019 er nå klar og i denne kan du lese om arbeidet som ble gjennomført på tjenestene i FS-økosystemet i fjor.

Høydepunkter fra årsrapporten for 2019

Årsrapporten for 2019 viser at det var høy aktivitet og mange nyheter som ble lansert i FS-økosystemet gjennom året. Det er naturlig å trekke fram at ny versjonen av EVUweb ble satt i produksjon. Ny EVUweb er skrevet i helt ny og moderne teknologi og har funksjonalitet som støtter arbeidsprosessene til lærestedene og studentene på en langt bedre måte enn den gamle versjonen. Løsningen har fått mange gode tilbakemeldinger fra de som har tatt en i bruk.

I fjor ble det også lansert en helt ny applikasjon kalt Flyt. Flyt er et saksflytsystem som sikrer oppfølging av innkomne saker og automatisk arkivering i sak- og arkivsystemet Public 360. Med Flyt vil en rekke saksbehandlingsprosesser gå raskere og uten unødvendige ledd.

En nyhet som sparer institusjonene for mye manuelt papirarbeid, er at det nå er mulig for studentene å selv hente ut en digitalt signert studentbekreftelse via Studentweb. I tillegg til at dette gir store besparelser for lærestedene vil studentene slippe unødvendig ventetid.

Etter at Vitnemålsportalen ble lansert for tre år siden ser vi at bruken stadig øker. Det har vært en dobling i antall delinger fra 2018 til 2019 og bruken øker særlig blant de over 40 år.

Komplett oversikt over hva som ble utført i 2019 og litt om planene for 2020 kan du lese om i årsrapporten

FS-databasene er grunnmuren for en rekke tjenester

Så hva er egentlig FS, utover enn en klient som administrativt ansatte bruker til studieadministrative formål?

Kjernen i FS-økosystemet er FS-databasene. Hver institusjon har sin database som inneholder student- og studiedata. Disse dataene er grunnlaget for å få gjennomført alle opptak og studier ved institusjonene, samt økonomiske tildelinger fra departementet for å nevne noe. 

Da første versjon av FS ble satt i produksjon i 1996 var FS-klienten det eneste grensesnittet for å se og å registrere data i FS-databasene. Det betød at studieadministrasjonene måtte registrere store menger data manuelt i FS-databasene, og skrive ut papirlister til de som hadde behov for å se det som var registrert der.

Første skritt mot digitaliserte tjenester

For å redusere det manuelle registreringsarbeidet ble det allerede på 90-tallet satt opp egne semesterregistreringsterminaler ved noen av institusjonene, slik at studentene selv kunne foreta semesterregisteringen. Dette var forløperen til det som i dag er Studentweb, en webapplikasjon hvor studentene selv kan gjøre registreringene hjemmefra. Utviklingen siden den gang har vært å flytte stadig større deler av registreringsarbeidet ut til sluttbrukeren gjennom web-baserte tjenester, og dermed spare alle for mange manuelle arbeidsoppgaver. Webapplikasjonene fungerer som selvbetjeningsløsninger tilpasset de ulike brukergruppene, og viser kun informasjon som er nødvendig for den enkelte bruker.

Webapplikasjonene dekker ulike studieadministrative områder, slik som emneplanlegging (EpN), registrering av sensur (Fagpersonweb), administrasjon av egne studier (Studentweb), og Studentbevisappen (digital semesterkvittering) for å nevne noe. Dataene som vises og registreres i disse applikasjonene hentes fra og sendes til FS-databasene via en rekke integrasjonstjenester.

Fra registrering til automatisering

De ulike applikasjonene gir også muligheter for å helautomatisere mange prosesser. For eksempel registreres nå sensur av sensor i et sensursystem. Denne sendes inn i FS-basen og tilgjengeliggjøres for studenten i Studentweb, uten at noen administrative trenger å registrere og godkjenne en sensurprotokoll. Studenbekreftelser og karakterutskrifter med digital signatur kan videre bestilles i Studentweb og blir da automatisk produsert umddelbart.

Etter hvert har også en rekke tredjeparts-leverandører av tjenester som LMS og eksamenssystemer blitt tatt i bruk ved institusjonene, med en lang rekke integrasjoner mellom disse systemene og FS-databasene som sikrer automatisert dataflyt mellom systemene. Dette gjør det enklere både for studenter og forelesere å gjennomføre undervisning og eksamen.

For å gi institusjonene god oversikt over eksamensdata og gjennomstrømning ved egen institusjon, samt mulighet for å sammenligne data fra ulike institusjoner, har datavarehuset STAR blitt etablert. I tillegg forvalter og vedlikeholder Unit et institusjonsregister med felles grunnlagsdata som benyttes av alle institusjonene.

Alle FS-tjenestene er utviklet i tett samarbeid mellom lærestedene og Unit. Tjenestene utvikles kontinuerlig på bakgrunn av institusjonenes innmeldte behov.

Her kan du laste ned årsrapporten for 2019, riktig god lesning!  

Fakta om FS

  • FS benyttes av 34 universiteter og høgskoler; alle offentlige og de fleste private.
  • Hver institusjon har sin database med egne data.
  • FS-tjenestene utvikles og forvaltes av Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning.
  • Utfyllende informasjon om de ulike tjenestene finnes på FS sine nettsider - fellesstudentsystem.no.

Share: Share to LinkedIn Share to Facebook Share by mail Share to Twitter