Arbeidet med anskaffelse av nytt system for arkiv og saksbehandling for UH-sektoren er i gang


Ambisjonen i Digitaliseringsstrategien for høyere utdanning og forskning er at flest mulig administrative tjenester skal etableres som fellestjenester.

Foto: Shutterstock

Initiativ fra Universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim  (BOTT) ligger til grunn for etablering av flere fellestjenester. Prosjektet for arkiv og saksbehandling, heretter kalt BOTT SA, skal gi mer effektiv saksbehandling og korrekt arkivering. 

BOTT SA har ansvar for anskaffelse og etablering av felles forvaltning slik at tjenesten kan videreutvikles i et perspektiv utover 10 år. Institusjonene må i avtaleperioden forvente betydelige utvikling i leveranse, innhold og organisering.

Målsettingen er at de 21 universitet og høgskoler underlagt Kunnskapsdepartementet (KD) skal benytte løsningen som blir anskaffet av BOTT SA. Høgskoler som ikke er direkte underlagt KD og andre virksomheter med tilknytning til UH-sektoren har opsjon på å ta i bruk løsningen. Dette gjelder 18 virksomheter.

Det etableres 5 kontrakter i prosjektet. En kontrakt for hver av BOTT-institusjonene, og en femte kontrakt for de øvrige virksomhetene med Unit som kontraktspart for totalt 35 rettighets- og opsjonshavere.

Anskaffelsen av felles løsningsplattform for digitalisering og standardisering av arbeidsprosesser skal bidra til fire resultatmål, som er utgangspunktet for gevinstrealiseringen for sektoren. De fire resultatmålene er:

  • Helhetlig og digital arbeidsflate skreddersydd for den enkelte bruker
  • Automatisert arkivering i arbeidsprosessene for bedre søk, gjenfinning og datafangst
  • Predefinerte sjekkpunkter for økt standardisering, likebehandling og mindre behov for opplæring
  • Størst mulig grad av selvbetjening, både for ansatte, studenter og eksterne

Prosjektet for å etablere den femte kontrakten ledes av Unit med prosjekteier Anders Hansteen Reitan, avdelingsdirektør for administrative tjenester og strategisk innkjøp. Fagdirektør Tor Holmen er prosjektleder. Det utpekes en styringsgruppe fra sektoren.

Prosjektet samarbeider tett med BOTT SA om anskaffelsen og forberedelser til standardisering og innføring, og fokus vil være på å sikre at den femte kontrakten er tilpasset de 35 øvrige institusjonene. Samtidig vil prosjektet sikre mottak av løsningen gjennom god koordinering av sektoren, der alle må ha egne mottaksledere/-koordinatorer og legge til rette for standardisering.


Share: Share to LinkedIn Share to Facebook Share by mail Share to Twitter